La Vida es un Porfolio, Porfolio, Porfolio.
Estamos acostumbrándonos a hablar demasiado de Proyectos, o mejor dicho a hablar demasiado «solo» de Proyectos y creo que estamos limitando el foco, perdiendo altura y si me permiten hasta pervirtiendo el mensaje, haciendo creer que los Proyectos son el único ungüento milagroso con el que se van a poder solucionar todos los males de las organizaciones, grandes o pequeñas, actuales y futuras.
No señores, despierten, no solo de proyectos vive el Profesional, ni las Organizaciones ni las Administraciones Publicas, como tampoco viven solo de tareas, ni de ideas, y debemos una vez más contemplar las distintas necesidades, dar cabida a nuevos enfoques en función de los distintos niveles de responsabilidad y otorgar a cada uno de ellos las herramientas, métodos y buenas practicas necesarias para desarrollar con éxito su función no solo a través de la Gestión y Dirección de Proyectos (Project Management) sino tambien a través de la Gestión y Dirección de Programas (Program Management) y de la Gestión y Dirección del Porfolio de Proyectos (Porfolio Management)
Sin querer entrar en detalle en Actividades, Tareas o Iteraciones derivadas de la Agilidad quiero concentrarme en este artículo en el vehículo que considero más adecuado para conducir la estrategia de la manera más cómoda y confortable hacia el cumplimiento de los objetivos de las organizaciones es decir en la Gestión del Profolio de Proyectos (Porfolio Management) ya que precisamente esto será lo único permanente que deberá hacerse mientras dure toda la vida de la organización incluso cuando circunstancialmente no se lleven a cabo Proyectos o Programas de Proyectos.
Y esto que no nos sorprenda, si nos atenemos al significado estricto del término Porfolio que se le otorga alrededor de las metodologías, lo único que realmente es permanente y se mantiene vivo y unido estrechamente a la actividad empresarial o de la administración pública mientras este en funcionamiento es precisamente la Gestión del Porfolio
Por un lado los proyectos creo que todos sabemos que mueren cuando entregan sus resultados, o se les asesina cuando ya no tienen nada que aportar, ya que por definición todo proyecto tiene una fecha de inicio y otra de fin (otra cosa es que se cumpla pero eso es harina de otro costal lo cual ya trataré ampliamente en otro artículo) por lo que por definición, y volviendo al caso que nos ocupa, un Proyecto siempre tiene una fecha de inicio y de fin conocida.
Por otro lado los Programas de Proyectos, son conjuntos armonizados de proyectos que entre otras muchas cosas aprovechan los resultados que entregan estos proyectos para cumplir con los objetivos estratégicos de las organizaciones y que, aun siendo normalmente actividades de gestion más longevas que los proyectos, también están bien definidos en el tiempo, es decir, también tienen una fecha de inicio y una fecha de fin conocida.
Veamos entonces qué es el Porfolio y qué es la Gestion del Porfolio
El Porfolio de una organización es la totalidad de sus inversiones en los cambios requeridos para alcanzar sus objetivos estratégicos.
La Gestión del Porfolio es un conjunto coordinado de procesos estratégicos y decisiones que permiten el equilibrio más efectivo entre el Cambio Organizacional y el Negocio Habitual.
La Gestión del Porfolio de Proyectos logra este equilibro asegurando que las iniciativas de cambio sean:
- Aprobadas en el nivel de gestión adecuado, son medibles y contribuyen a los objetivos estratégicos y a las prioridades empresariales.
- Priorizadas en línea con los objetivos estratégicos, las prioridades de negocio y en el contexto del Porfolio existente, teniendo en cuenta la factibilidad, el riesgo, la capacidad de los recursos y la habilidad para absorber el cambio.
- Revisadas periódicamente en términos de progreso, costes, riesgos, beneficios y su contribución estratégica.
La Gestión del Porfolio corresponde al más alto nivel jerárquico de la organizaciones pues desde allí es desde donde se tiene la responsabilidad no solo de diseñar la estrategia sino también de comunicarla y transmitirla a los niveles de responsabilidad adecuados para que sea conducida de manera armonizada a través de Programas, Proyectos, Tareas y Actividades que todas ellas logren de manera conjunta los objetivos estratégicos de la organización.
Muchas veces me comentan Project Managers y Programme Managers sobre la poca visibilidad de los Proyectos o Programas por parte de los responsables o directivos de sus empresas, frecuentemente también me hablan de que la alta dirección no entiende las limitaciones de recursos que padecen y se creen que se puede hacer todo con recursos limitados o peor aún, me denuncian casos donde se dan cambios constantes en la prioridad de los proyectos por desconocimiento de lo que se está haciendo por parte del conjunto de la organización, situaciones que en la mayoría de los casos no se saben gestionar pues no se solucionan aplicando Metodologías de Gestión de Proyectos o Metodologías de Gestion de Programas Proyectos. En todos los casos anteriormente expuestos se evidencia desgobierno y su antídoto es una adecuada Gestión del Profolio de Proyectos
Todos los problemas anteriormente citados son solo una pequeña muestra de los problemas que suelen encontrarse en las organizaciones con un nivel medio de implantación de Gestion de Proyectos o Programas que denunciamos de la Alta Dirección para entender la Gestión de Proyectos pero todos tienen su causa raíz en el desconocimiento y por lo tanto la falta de aplicación de una adecuada Gestión del Porfolio apoyada a ser posible por un Centro de Excelencia (CoE)
Al igual que si se tratara de una orquesta cada nivel de responsabilidad de una organización, sea pública o privada, debe tocar y hacer suyo su instrumento, aplicando su respectivo método, lo que permitirá a la organización siguiendo una partitura común hacer música en vez de ruido.
En la era de la Transformación Digital una adecuada Gestión del Portfolio es clave para tener el control de la situación, saber dónde se están invirtiendo los recursos, para qué, con qué finalidad y donde, es decir conducir de manera armonizada la organización hacia el logro de sus Objetivos Estratégicos teniendo en cuenta el día a día, ahora y siempre, durante todo el tiempo que dure su actividad, porque en definitiva créanme al fin y al cabo La Vida es un Porfolio, Porfolio, Porfolio.
Javier Peris
CGEIT®, CRISC®, COBIT5® Certified Assessor, ITIL® Expert & Trainer, PRINCE2® MSP® MoP® MoV® MoR® P3O® Practitioner & Trainer, Sourcing Governance® Accredited Trainer, Change Management® e ISO27000 Lead Auditor, Business Coach & Business Angel
